Informação e planejamento estratégico

O uso da informação como recurso estratégico é um grande diferencial para o sucesso das organizações, só que a correta utilização da informação neste sentido vai depender do modelo de gestão adotado. Diante da infinidade de enfoques dados ao conceito de informação percebemos que o que melhor se encaixa no tema abordado é o que Davenport e Prusak apresentam no livro Ecologia da Informação, mostrando a sua relação e distinção com o dado e o conhecimento:

1.1 – Dados, informação e conhecimento

• Dados - Simples observações sobre o estado do mundo, Facilmente estruturado, Facilmente obtido por máquinas ,Freqüentemente quantificado, Facilmente transferível




• Informação - Dados dotados de relevância e propósito,Requer unidade de análise, Exige consenso em relação ao significado, Exige necessariamente a mediação humana




• Conhecimento - Informação valiosa da mente humana, Inclui reflexão, síntese, contexto, De difícil estruturação, De difícil captura em máquinas, Freqüentemente tácito, De difícil transferência
  Fonte: DAVENPORT e PRUSAK, 1998, p. 18
  
  Sobre o uso adequado da informação como instrumento de gestão, Leitão (1993, p. 118) destaca a importância de se dispor sempre de informação atualizada e da existência de mecanismos que a façam chegar rapidamente ao conhecimento dos gerentes. Nesta conhecida sociedade da informação.
  
  

Estamos imersos hoje, ao menos segundo alguns sociólogos, em uma
“sociedade do conhecimento” ou “sociedade da informação”, dominada por
especialistas e seus métodos científicos. Segundo alguns economistas, vivemos em
uma “economia da informação”, caracterizada pela expansão das atividades
relacionadas com a produção e a difusão do conhecimento. [...](BURKE, 2002 apud
KOBASHI e TÁLAMO, 2003, p. 10).

Há muito as empresas perceberam que com o aumento da competitividade é preciso planejar para não fracassar. O planejamento associado à administração pode ser sinteticamente definido como a antecipação dos cenários de atuação e o estabelecimento dos correspondentes objetivos organizacionais.
Nas organizações vamos ter três tipos de planejamento, de acordo com os níveis hierárquicos: planejamento estratégico, planejamento tático e planejamento operacional. Estes vão distinguir entre si de acordo com o prazo para aplicação, abrangência das atividades e responsabilidade dos níveis hierárquicos, mas devem ser realizados de maneira integrada.
No caso desse estudo, vamos nos ater ao planejamento estratégico, seus principais elementos e ferramentas para implantação. Planejar estrategicamente é planejar para atingir o objetivo, baseado em não apenas uma alternativa, mas em várias de forma flexível, pensando e repensando o rumo a que cada alternativa pode nos levar, e visando sempre qual delas nos trará o êxito da melhor forma, prática e com economia de recursos, sem prejudicar a eficiência.
Alguns conceitos de planejamento estratégico:

1.2 – Conceitos de planejamento estratégico
STONER E FREEMAN, 1994, p. 136 (apud ATAMANCZUK e KOVALESKI, 2008). É o processo de estabelecer objetivos e as linhas de ação adequada para alcançá-los. Estes objetivos podem ser quantitativos ou qualitativos e envolverem diversos fatores em sua formulação como a cultura organizacional.
OLIVEIRA (2002, p. 48) É o processo administrativo que proporciona sustentação metodológica para se estabelecer a melhor direção a ser seguida pela empresa, visando ao otimizado grau de interação com o ambiente e atuando de forma inovadora e diferenciada.
MAXIMIANO, 2004 (apud ATAMANCZUK e KOVALESKI, 2008). É um processo que define os objetivos organizacionais que a empresa deve alcançar e facilita a escolha dos melhores caminhos para atingi-los. Deve envolver todas as áreas da organização e pode ser subdividido em estratégias operacionais para facilitar sua aplicabilidade.

Tanto para Stoner e Freeman, como para Maximiano o planejamento estratégico é um processo que visa à definição de objetivos. Stoner e Freeman destacam os diversos fatores envolvidos nos objetivos. Ambas as definições falam em linhas de ação, ou escolhas dos melhores caminhos para atingir os objetivos, e Maximiano frisa que deve haver o envolvimento de todas as áreas da organização. Já Oliveira define o planejamento estratégico como um processo administrativo que estabelecerá o método para definir a melhor direção incluindo interação com o ambiente e atuação inovadora e diferenciada.
Vejamos agora alguns passos necessários para a elaboração de um planejamento estratégico:
De acordo com Oliveira, (2002, p.68) podemos dividir o planejamento estratégico em quatro fases distintas: Diagnóstico estratégico, missão da empresa, instrumentos prescritivos e quantitativos e Controle e avaliação.
Diagnóstico estratégico é nesta fase que estabelecemos a visão da empresa e realizamos as análises interna e externa do ambiente, bem como a análise dos concorrentes. “É aqui que a organização vai se municiar de informação para o seu direcionamento estratégico, através da análise e do monitoramento de seus ambientes interno e externo”. (ANDION e FAVA, s/d., p. 28). “Podemos conceituar a visão como sendo um modelo mental de um estado futuro altamente desejável, compartilhado pelos dirigentes e colaboradores da organização.” (COSTA, 2006, p. 33)
Ambiente é tudo aquilo que interfere nos negócios da empresa e que a empresa não tem ação sobre esta coisa. Através da análise do ambiente da organização é que vamos identificar as oportunidades e ameaças, os pontos fortes que devem ser aproveitados e os pontos fracos com os quais se deve tomar cuidado.
Sobre a informação extraída da análise dos ambientes e o seu uso na formulação de estratégias, encontramos um conceito em Miranda (1999, p. 87) que diz: “informação estratégica é a informação obtida do monitoramento estratégico que subsidia a formulação de estratégias pelos tomadores de decisão nos níveis gerenciais da organização.”
As tarefas do gerenciamento da informação são: Identificação de Necessidades e Requisitos de Informação, Classificação e Armazenamento de Informação/Tratamento e Apresentação de Informação e Desenvolvimento de produtos e Serviços de Informação. Distribuição e Disseminação da Informação e para finalizar a Análise e Uso da Informação.
Os autores identificaram alguns estilos de Gerência da Informação e para isso utilizaram uma metáfora política representando cinco estados: Utopia tecnocrática – valorização de novas tecnologias, Anarquia – ausência da gerência da informação, Feudalismo – gerenciamento por unidades de negócios, Monarquia – organização feita pelos líderes e o Federalismo – baseada no consenso e na negociação.
A realização do diagnóstico estratégico deve retratar bem a análise dos ambientes, pois tomando como base as informações coletadas é que vamos ao estabelecimento da missão da empresa. Para isso é preciso refletir sobre a missão da empresa, pensar para que serve a empresa? De acordo com Oliveira, (2005, p.91) “a missão é a determinação do motivo central do planejamento estratégico, ou seja, a determinação de “onde a empresa quer ir” e de sua “razão de ser.” Corresponde a um horizonte dentro do qual a empresa atua ou poderá atuar.”. É nesta fase também que teremos o estabelecimento dos propósitos atuais e potenciais, a estruturação e debates de cenários, o estabelecimento da postura estratégica e das macroestratégicas e macropolíticas.
A fase seguinte ao estabelecimento da missão é a definição dos instrumentos prescritivos e quantitativos, nesta é feita a análise básica de “como chegar na situação que se deseja” através do estabelecimento de objetivos, desafios e metas, de estratégias e políticas funcionais, e dos projetos e planos de ação. Objetivo – é o alvo ou situação que se pretende atingir. Aqui se determina para onde a empresa deve dirigir seus esforços. Devem ser poucos e bem definidos. E a Meta – corresponde aos passos ou etapas, perfeitamente quantificados e com prazos para alcançar os desafios e objetivos, é a quantificação do objetivo.
A quarta e última fase são o Controle e avaliação envolve processos de: Avaliação de desempenho; Comparação do desempenho real com os objetivos, desafios, metas e projetos estabelecidos; Análise dos desvios dos objetivos, desafios, metas e projetos estabelecidos; e Tomada de ação corretiva provocada pelas análises efetuadas.

“O Ciclo PDCA foi desenvolvido na década de 20, por Walter A. Shewart, sendo difundido posteriormente por Deming. É uma ferramenta que auxilia o controle do processo, podendo ser usado de forma contínua para o gerenciamento das atividades de uma organização. Compõe-se de quatro fases: Planejar, Executar, Verificar e Atuar corretivamente, Embora antigo, ainda é bastante atual e extremamente útil, desde que adaptado a nova realidade”. (JUSTUS, s/d., p.5)

Vamos agora apresentar O Balanced Scorecard:

O balanced scorecard é um instrumento de gestão organizacional, capaz de Fornecer um referencial de análise da estratégia orientada para a criação de valor de futuro, estruturado segundo quatro diferentes perspectivas (KAPLAN e NORTON, 2000 apud BERGUE, 2005): Financeira, Cliente, Processo de negócio internos, e Aprendizado e crescimento das pessoas. E essas quatro perspectivas são relacionadas entre si a partir da estratégia organizacional.

REFERÊNCIAS
ANDION, M. C., FAVA, R. Planejamento estratégico. Coleção Gestão Empresarial. Disponível em: . Acesso em: 01/09/2011.
ARÁUJO, W. J. de. A segurança do conhecimento nas práticas da gestão da segurança da informação e da gestão do conhecimento. Brasília: UnB, 2009. (Tese de doutorado)
ATAMANCZUK, J. M., KOVALESKI, J. L. Metodologia para planejamento estratégico na pequena empresa: um estudo de caso. 2008. Disponível em: < http://www.pg.utfpr.edu.br/ppgep/anais/artigos/eng_producao/4%20METODOLO%20PARA%20PLANEJ%20ESTRAT%20PEQUE%20EMPRESA%20UM%20ESTU%20CASO.pdf>. Acesso em: 09/09/2011.
BERGUE, Sandro Trescastro. Gestão estratégica de pessoas e balanced scorecard em organizações públicas. Revista do Tribunal de Contas do Estado do Rio Grande do Sul. Porto Alegre, v. 22, n. 38, p. 84-105, jul./dez. 2005
COHEN, M. F. Alguns aspectos do uso da informação na economia da informação. Ci. Inf. Brasília, v.31, n. 3, p. 26-36, set./dez. 2002.
COSTA, E. A. da. Gestão estratégica. São Paulo: Saraiva, 2006.
DAVENPORT, T. H., PRUSAK, L. Ecologia da informação: por que só a tecnologia não basta para o sucesso na era da informação. São Paulo: Futura, 1998.
JUSTUS, W. Planejamento estratégico ou gestão estratégica? Disponível em: < http://www.sagres.org.br/biblioteca/plangest.pdf>. Acesso em: 08/09/2011.
KOBASHI, N. Y., TÁLAMO, M. F. G. M. Informação: fenômeno e objeto de estudo da sociedade contemporânea. Transinformação. Campinas 15(Edição especial): 7-21, set./dez., 2003.
LEITÃO, D. M. A informação como insumo estratégico. Ci. Inf. Brasília, 22(2): 118-123, maio/ago. 1993.
MCGEE, J., PRUSAK, L. Gerenciamento estratégico da informação: aumente a competitividade e a eficiência de sua empresa utilizando a informação como uma ferramenta estratégica. Rio de Janeiro: Campus, 1994.
MIRANDA, R. C. da R., O uso da informação na formulação de ações estratégicas pelas empresas. Ci. Inf. Brasília, v. 28, n. 3, p. 286-292, set./dez. 1999.
OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Estratégia empresarial e vantagem competitiva: como estabelecer, implementar e avaliar. 4. ed. São Paulo: Atlas, 2005. 450 p. il. ISBN 8522440840
__________. Planejamento estratégico: conceitos, metodologia e práticas. 17. ed. São Paulo: Atlas, 2002. 337 p. il. ISBN 8522431167.
SOARES, S. T. Planejamento estratégico da informação da Escola Técnica Federal de Pelotas, 1999. Disponível em: http://www.ufpel.edu.br/prg/sisbi/bibct/acervo/info/1999/mono-Sandra.pdf. Acesso em: 12/09/11.